Polityka prywatności

Administratorem Twoich danych osobowych jest Mirosław Kopik, prowadzący działalność gospodarczą pod firmą Europejska Agencja Rozwoju Mirosław Kopik, ul. Klonowa 55 lok. 34, 25-553 Kielce, NIP 6571639951, REGON 290917630, wpisany do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (dalej: „Organizator”, „my”). Organizator prowadzi stronę gatewayforum.pl, sprzedaje bilety i organizuje Gateway Forum.

Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych — nie mamy takiego obowiązku (art. 37 RODO). Wszystkie sprawy dotyczące danych prowadzimy przez powyższe kanały.

W tworzeniu programu forum biorą udział także współorganizatorzy, patroni i partnerzy wymienieni w programie. Nie są oni administratorami danych zbieranych przez stronę gatewayforum.pl ani przy sprzedaży biletów. Jeśli zbierają dane samodzielnie — np. na własnym stoisku w Strefie Marek, przez własną listę kontaktów albo w relacji medialnej — robią to jako odrębni administratorzy i na własnych zasadach.

Użyte skróty: RODO — rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. (ogólne rozporządzenie o ochronie danych); EOG — Europejski Obszar Gospodarczy.

Polityka dotyczy każdej osoby, której dane przetwarzamy w związku z forum, w szczególności:

• osób odwiedzających stronę gatewayforum.pl,
• kupujących bilety i uczestników forum (także zgłoszonych przez pracodawcę lub inną organizację),
• osób rezerwujących rozmowy w strefie B2B oraz rozmówców wymienionych na liście B2B,
• osób, które piszą lub dzwonią do nas,
• panelistów, moderatorów, prelegentów, uczestników Business Showcase, laureatów, członków Kapituły i gości honorowych,
• przedstawicieli partnerów, sponsorów, patronów, wystawców i mediów,
• wszystkich osób, które znajdą się na zdjęciach lub nagraniach z forum.

Tam, gdzie dane nie pochodzą bezpośrednio od Ciebie, wskazujemy ich źródło — ta polityka pełni wtedy funkcję informacji z art. 14 RODO.

Możesz przeglądać stronę bez podawania jakichkolwiek danych i bez zakładania konta. Nie używamy narzędzi analitycznych ani reklamowych, nie profilujemy odwiedzających i nie osadzamy treści zewnętrznych (map, filmów, wtyczek społecznościowych). Czcionki i zdjęcia ładują się z naszego serwera, więc przeglądarka nie łączy się przy tym z serwerami firm trzecich.

Dane

adres IP, data i godzina żądania, adres podstrony, informacje o przeglądarce i systemie — w zakresie, w jakim zapisują je techniczne logi serwera

Cel

wyświetlenie strony, zapewnienie jej bezpieczeństwa i stabilności, wykrywanie nadużyć i ataków

Podstawa

art. 6 ust. 1 lit. f RODO — nasz prawnie uzasadniony interes w bezpiecznym i prawidłowym działaniu strony

Okres

nie dłużej niż 30 dni; dłużej tylko wtedy, gdy logi są potrzebne do wyjaśnienia konkretnego incydentu bezpieczeństwa — do jego zakończenia

O pamięci przeglądarki, z której korzysta koszyk, piszemy w części Cookies i pamięć przeglądarki.

Zamówienie składasz przez formularz na stronie. Po jego wysłaniu nadajemy numer zamówienia, wystawiamy proformę i wysyłamy ją na podany adres e-mail. Płatność odbywa się przelewem — nie zbieramy danych kart płatniczych.

Dane

imię, nazwisko, adres e-mail; opcjonalnie telefon, nazwa firmy lub instytucji i uwagi; przy fakturze na firmę — NIP i adres (ulica, kod pocztowy, miejscowość); rodzaj i liczba biletów, kwota, numer zamówienia i proformy, data zamówienia; dane z potwierdzenia przelewu (nadawca, rachunek, kwota, tytuł, data)

Cele i podstawy

• • zawarcie i wykonanie umowy sprzedaży biletu, obsługa zamówienia i płatności — art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
• • gdy zamawiasz w imieniu firmy lub instytucji — jej obsługa jako strony umowy, w której jesteś osobą kontaktową — art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
• • wystawienie i przechowywanie dokumentów księgowych — art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z przepisami podatkowymi i o rachunkowości;
• • ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Czy muszę podać

imię, nazwisko i e-mail są niezbędne do przyjęcia zamówienia i przesłania proformy; NIP i adres — tylko jeśli chcesz fakturę na firmę; pozostałe pola są dobrowolne

Okres

przez czas realizacji umowy, a następnie do upływu terminu przedawnienia roszczeń; dokumenty księgowe — przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku

Jeżeli kupujesz bilety dla innych osób (np. pracowników) i przekazujesz nam ich dane, poinformuj je o tej polityce. Ich dane przetwarzamy w celu zapewnienia im udziału w forum (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), a źródłem danych jest wtedy osoba zamawiająca.

W dniu forum prowadzimy rejestrację uczestników i gości. Obsługa sprawdza, czy jesteś na liście, i wydaje materiały lub identyfikator. Część atrakcji (np. strefa VIP, obiad, bankiet, kolacja VIP) wymaga przekazania zarządcy obiektu i obsłudze gastronomicznej liczby i listy gości.

Dane

imię, nazwisko, firma lub instytucja, stanowisko, rodzaj biletu lub zaproszenia, potwierdzenie obecności

Cele i podstawy

organizacja udziału w forum i obsługa przysługujących Ci świadczeń — art. 6 ust. 1 lit. b RODO (gdy jesteś stroną umowy) lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO (gdy zgłosiła Cię Twoja organizacja lub bierzesz udział z zaproszenia); bezpieczeństwo i porządek podczas wydarzenia — art. 6 ust. 1 lit. f RODO

Okres

lista uczestników — do końca roku kalendarzowego następującego po roku, w którym odbyła się edycja; w zakresie rozliczeń — jak w części „Zakup biletów”

Jeśli obiekt, w którym odbywa się forum (Zakątek Świętokrzyski — PIRAMIDA, Grzybów 75A), jest objęty monitoringiem wizyjnym, jego administratorem jest zarządca obiektu — informacji o nim udziela zarządca.

Na stronie Spotkania B2B możesz zarezerwować rozmowę z wybraną osobą. System przydziela stolik, a na Twój e-mail wysyłamy potwierdzenie z linkiem do samodzielnego odwołania rozmowy.

Dane

imię i nazwisko, adres e-mail; opcjonalnie firma, telefon i temat rozmowy; wybrany termin i stolik, identyfikator rezerwacji, data rezerwacji i ewentualnego odwołania

Cele i podstawy

rezerwacja i organizacja rozmowy, wysłanie potwierdzenia, przygotowanie grafiku strefy B2B — art. 6 ust. 1 lit. b RODO (usługa, o którą prosisz), a gdy działasz w imieniu firmy — art. 6 ust. 1 lit. f RODO; ustalenie i obrona roszczeń — art. 6 ust. 1 lit. f RODO

Kto zobaczy dane

opiekun strefy B2B po stronie Organizatora oraz Twój rozmówca — w zakresie potrzebnym do przygotowania spotkania (imię i nazwisko lub firma, temat rozmowy)

Czy muszę podać

imię, nazwisko i e-mail są niezbędne do rezerwacji i wysłania potwierdzenia; pozostałe pola są dobrowolne

Okres

do 12 miesięcy od zakończenia edycji, której dotyczy rezerwacja; potem dane usuwamy lub anonimizujemy

Na stronie publikujemy listę osób, z którymi uczestnicy mogą umówić rozmowę B2B.

Dane

imię i nazwisko, stanowisko, nazwa firmy, branża, kraj lub rynki działania; w zgłoszeniu także NIP firmy, e-mail i telefon — tych danych kontaktowych nie publikujemy

Źródło

Ty (formularz zgłoszeniowy do strefy B2B) albo organizacja, która Cię zgłosiła lub zarekomendowała — np. Twój pracodawca, izba gospodarcza, patron lub partner forum

Cele i podstawy

umożliwienie uczestnikom umawiania z Tobą rozmów i organizacja strefy B2B — art. 6 ust. 1 lit. f RODO; nasz uzasadniony interes i interes uczestników to nawiązywanie kontaktów biznesowych, dla których zgłoszono Cię do strefy

Okres

lista jest publikowana do zakończenia edycji; dane z listy i zgłoszenia przechowujemy do 12 miesięcy od jej zakończenia

Jeśli nie chcesz figurować na liście, napisz do nas — usuniemy Cię z niej niezwłocznie, a już umówione rozmowy pomożemy odwołać.

Dane

imię i nazwisko, adres e-mail; opcjonalnie telefon i temat; treść wiadomości i to, co w niej przekażesz

Cele i podstawy

udzielenie odpowiedzi i prowadzenie korespondencji — art. 6 ust. 1 lit. f RODO; jeśli wiadomość dotyczy zakupu biletu, udziału lub współpracy — także art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania przed zawarciem umowy)

Czy muszę podać

imię i nazwisko, e-mail oraz treść są potrzebne, żebyśmy mogli odpowiedzieć

Okres

do zakończenia sprawy, a następnie do 12 miesięcy na wypadek dalszych pytań; jeśli korespondencja dotyczy umowy lub roszczeń — do upływu terminu ich przedawnienia

Tak samo traktujemy wiadomości wysłane bezpośrednio na adresy e-mail i rozmowy telefoniczne z członkami zespołu wymienionymi na stronie Kontakt.

Dotyczy panelistów, moderatorów, prelegentów, uczestników Business Showcase, laureatów i członków Kapituły nagrody „Brylant Świętokrzyski” oraz gości honorowych.

Dane

imię i nazwisko, tytuł, funkcja i stanowisko, biogram, zdjęcie portretowe, kraj, udział w panelu; dane kontaktowe i organizacyjne; treść wystąpienia i wizerunek utrwalone podczas forum

Źródło

Ty lub Twoja organizacja; część informacji do biogramu może pochodzić z publicznie dostępnych źródeł, np. oficjalnych stron instytucji

Cele i podstawy

• • organizacja Twojego udziału i kontakt w sprawach programu — art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO;
• • publikacja programu, biogramu i zdjęcia na stronie, w materiałach drukowanych i w mediach społecznościowych oraz prowadzenie archiwum edycji — art. 6 ust. 1 lit. f RODO; wizerunek rozpowszechniamy na podstawie Twojej zgody (art. 81 ust. 1 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych), wyrażonej m.in. przez przekazanie zdjęcia do publikacji, a w przypadku osób powszechnie znanych — w związku z pełnieniem funkcji publicznych (art. 81 ust. 2 pkt 1 tej ustawy).

Okres

dane kontaktowe — do 3 lat od zakończenia edycji (na potrzeby kontaktu w sprawie kolejnych edycji, chyba że wcześniej się sprzeciwisz); program, biogram i zdjęcie — przez czas prowadzenia archiwum edycji na stronie albo do cofnięcia zgody lub skutecznego sprzeciwu

Jeśli nie chcesz, żebyśmy publikowali Twoje zdjęcie, biogram lub nagranie wystąpienia, daj nam znać — najlepiej przed forum. Po zgłoszeniu usuniemy lub zmienimy materiały na stronie i w naszych kanałach bez zbędnej zwłoki.

Dane

imię i nazwisko, stanowisko, nazwa podmiotu, służbowy e-mail i telefon; dane potrzebne do umowy i rozliczeń; w przypadku wywiadów, filmów i prezentacji — wizerunek i wypowiedź

Źródło

Ty lub podmiot, który reprezentujesz

Cele i podstawy

• • zawarcie i wykonanie umowy partnerskiej, sponsorskiej lub patronackiej — art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy stroną jesteś Ty (np. jednoosobowa działalność), a art. 6 ust. 1 lit. f RODO, gdy reprezentujesz inny podmiot;
• • realizacja świadczeń z pakietu (stoisko w Strefie Marek, emisja filmu, wywiad wideo, wymienienie w mediach społecznościowych) — art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO; wizerunek i wypowiedź w wywiadzie publikujemy na podstawie zgody wyrażonej przed nagraniem;
• • rozliczenia i dokumentacja księgowa — art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
• • ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Okres

przez czas współpracy, a następnie do upływu terminu przedawnienia roszczeń; dokumenty księgowe — 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku

Nazwy i logotypy partnerów nie są danymi osobowymi. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy nazwa podmiotu zawiera imię i nazwisko przedsiębiorcy — wtedy stosujemy do niej zasady z tej części.

Podczas Gateway Forum Organizator oraz fotografowie i operatorzy działający na jego zlecenie wykonują zdjęcia i nagrania wideo — na scenie, na widowni, w strefie B2B, w Strefie Marek, podczas Business Showcase, przerw i części wieczornej.

Cele

dokumentacja wydarzenia; fotorelacja i relacja wideo na gatewayforum.pl (w tym w archiwum edycji), w mediach społecznościowych Organizatora i na kanale YouTube; materiały promujące kolejne edycje; sprawozdania dla partnerów i patronów

Podstawa przetwarzania

art. 6 ust. 1 lit. f RODO — nasz prawnie uzasadniony interes w dokumentowaniu i promowaniu forum

Okres

przez czas prowadzenia archiwum edycji i kanałów, w których materiał opublikowano, albo do skutecznego sprzeciwu lub cofnięcia zgody

Rozpowszechnianie wizerunku opieramy na ustawie o prawie autorskim i prawach pokrewnych:

• zdjęcia ogólne — sala, widownia, rozmowy w tle — pokazują uczestników jako szczegół całości publicznej imprezy, co nie wymaga zgody (art. 81 ust. 2 pkt 2);
• osoby powszechnie znane fotografujemy i nagrywamy w związku z pełnieniem przez nie funkcji publicznych (art. 81 ust. 2 pkt 1);
• wystąpienia na scenie są publiczną częścią programu i są nagrywane — prelegentów, którzy nie chcą publikacji nagrania swojego wystąpienia, prosimy o zgłoszenie tego przed forum;
• zdjęcia, na których jesteś głównym motywem (portret, ujęcie z bliska), publikujemy tylko za Twoją zgodą — np. gdy świadomie pozujesz naszemu fotografowi.

Akredytowani dziennikarze i patroni medialni przygotowują własne relacje jako odrębni administratorzy, na podstawie prawa prasowego. W sprawie ich materiałów skontaktuj się bezpośrednio z redakcją. Serwisy, w których publikujemy materiały (np. YouTube), są odrębnymi administratorami danych swoich użytkowników.

Nie prowadzimy newslettera. Zaproszenia na kolejne edycje i informacje o ofercie forum wysyłamy e-mailem lub przekazujemy telefonicznie tylko osobom, które się na to zgodziły (art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 398 ustawy — Prawo komunikacji elektronicznej), albo w innych przypadkach, w których pozwala na to prawo.

Zgodę możesz wycofać w każdej chwili, a wobec marketingu bezpośredniego możesz wnieść sprzeciw — wystarczy odpowiedzieć na wiadomość albo napisać do nas. Wtedy przestajemy kontaktować się z Tobą w tym celu. Dane przetwarzamy do wycofania zgody lub wniesienia sprzeciwu, a później — przez okres niezbędny do wykazania, że zgoda była udzielona.

Nie sprzedajemy danych. Przekazujemy je tylko w niezbędnym zakresie, na podstawie umów powierzenia lub przepisów prawa:

• Contabo GmbH (Niemcy) — serwer, na którym działa strona i baza danych;
• SEOHOST.pl — hosting poczty e-mail w domenach gatewayforum.pl i rozwijamy.com.pl (serwery w Polsce);
• Google Ireland Limited — Formularze Google, przez które przyjmujemy zgłoszenia do strefy B2B;
• podmiot zapewniający obsługę techniczną i rozwój strony;
• biuro rachunkowe lub osoby prowadzące księgowość Organizatora;
• fotografowie, operatorzy i realizatorzy relacji wideo działający na nasze zlecenie;
• zarządca obiektu i obsługa gastronomiczna — w zakresie potrzebnym do obsługi gości (np. lista gości VIP, liczba posiłków, informacja o diecie);
• rozmówcy w strefie B2B — w zakresie opisanym w części „Strefa B2B — rezerwacja rozmów”;
• współorganizatorzy i patroni merytoryczni paneli — dane kontaktowe panelistów i moderatorów, jeśli są potrzebne do przygotowania panelu;
• bank prowadzący rachunek Organizatora (PKO BP S.A.) — przy płatności przelewem działa jako odrębny administrator;
• organy publiczne i inne podmioty — gdy obowiązek przekazania danych wynika z przepisów prawa.

Dane mogą przetwarzać także upoważnieni pracownicy i współpracownicy Organizatora zobowiązani do zachowania ich w poufności. Dane opublikowane na stronie (program, biogramy, lista rozmówców B2B, fotorelacje) są dostępne dla wszystkich jej odwiedzających.

Serwer strony i skrzynki pocztowe znajdują się w Unii Europejskiej. Google może przetwarzać dane z formularzy zgłoszeniowych także w Stanach Zjednoczonych. Takie przekazanie odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (EU-US Data Privacy Framework) lub standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję. Ich kopię możesz otrzymać, pisząc do nas.

Jeśli umawiasz rozmowę B2B z osobą z państwa spoza EOG (np. z Ukrainy), przekazujemy jej niezbędne informacje o spotkaniu na Twoje żądanie, bo bez tego rozmowa nie może się odbyć (art. 49 ust. 1 lit. b RODO). Materiały opublikowane w internecie są dostępne na całym świecie.

W związku z przetwarzaniem danych masz prawo do:

• dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii (art. 15 RODO),
• sprostowania danych nieprawidłowych i uzupełnienia niekompletnych (art. 16 RODO),
• usunięcia danych (art. 17 RODO),
• ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO),
• przenoszenia danych, które przetwarzamy na podstawie zgody lub umowy (art. 20 RODO),
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie — z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją, a wobec marketingu bezpośredniego zawsze (art. 21 RODO),
• wycofania zgody w dowolnym momencie — bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej wycofaniem (art. 7 ust. 3 RODO).

Aby skorzystać z tych praw, napisz na mirek@rozwijamy.com.pl lub wyślij list na adres Organizatora. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca; w szczególnie złożonych sprawach termin może zostać wydłużony o kolejne dwa miesiące — wtedy poinformujemy Cię o tym. Realizacja praw jest bezpłatna. Jeśli będziemy mieć wątpliwości, kto składa żądanie, możemy poprosić o dodatkowe informacje potwierdzające tożsamość.

Rezerwację rozmowy B2B możesz odwołać samodzielnie — link znajdziesz w e-mailu z potwierdzeniem.

Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały. Automatyczne przydzielenie stolika w strefie B2B nie jest taką decyzją.

Strona nie używa plików cookies analitycznych ani marketingowych, dlatego nie wyświetlamy banera z prośbą o zgodę.

Koszyk

zawartość koszyka (rodzaj i liczba wybranych biletów) zapisujemy w pamięci Twojej przeglądarki (localStorage, klucz gf_cart_v1), żeby nie zniknęła po odświeżeniu strony. Nie zawiera danych osobowych i nie jest wysyłana na serwer, dopóki nie złożysz zamówienia. Po złożeniu zamówienia koszyk jest czyszczony; możesz go też usunąć, czyszcząc dane strony w przeglądarce

Panel administracyjny

cookies sesji i zabezpieczenia formularzy (CSRF) ustawiamy wyłącznie osobom z zespołu Organizatora, które logują się do panelu zarządzania stroną

Podstawa

zapis i odczyt tych informacji są niezbędne do świadczenia usługi, o którą prosisz, więc nie wymagają zgody (art. 399 ustawy — Prawo komunikacji elektronicznej)

Strona zawiera odnośniki do innych serwisów, np. partnerów forum. Po przejściu na nie obowiązują zasady prywatności ich właścicieli.

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne adekwatne do ryzyka (art. 32 RODO), w tym: szyfrowane połączenie HTTPS, dostęp do panelu administracyjnego i bazy danych wyłącznie dla upoważnionych osób, serwer w centrum danych na terenie UE oraz ograniczanie zakresu zbieranych danych do niezbędnego minimum. W razie naruszenia ochrony danych, które może powodować wysokie ryzyko dla Twoich praw, poinformujemy Cię o tym zgodnie z art. 34 RODO.

Politykę aktualizujemy, gdy zmienia się sposób przetwarzania danych lub przepisy. Aktualna wersja jest zawsze dostępna na tej stronie, a data na górze wskazuje ostatnią zmianę. O istotnych zmianach, które dotyczą osób korzystających z naszych usług, poinformujemy dodatkowo na stronie głównej lub e-mailem.